Traitements de données opérationnels et utilisations de nos canaux digitaux

Le responsable du traitement

Partenamut, dont le siège social est établi boulevard Louis Mettewie, 74-76 à 1080 Bruxelles, n° d’entreprise 0411.815.280 agit en tant que responsable de traitement au sens du Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après dénommé RGPD).

Qui sont nos sous-traitants ?

 Dans le cadre des traitements de données réalisés, Partenamut fait principalement appel aux sous-traitants suivants :

• l’ASBL Mutual IT qui est notre fournisseur de services informatiques
• des entreprises de transport et de gestion de nos courriers
• des agences de marketing et de communication
• des agences réalisant des enquêtes de satisfaction ou des jeux concours
• des bureaux de marketing, de communication et/ou entreprises analogues où Partenamut utilise vos informations de profil personnelles présentes chez ces fournisseurs en vue de vous faire des propositions de produits et de services adaptées par l'intermédiaire de leurs canaux (par ex. Google, Facebook, etc.)
• des entreprises offrant des services de recouvrement de créance ou de débours
• des entreprises spécialisées dans la gestion des archives
• des entreprises spécialisées dans la destruction des documents contenant des données sensibles
• nos avocats et huissiers de justice

Nous veillons constamment à ce que ces sous-traitants disposent de mesures techniques et organisationnelles adéquates pour répondre aux exigences légales en matière de protection des données. Nous veillons également à ce qu’ils s’engagent contractuellement à utiliser les données de manière sécurisée et conformément à nos instructions.

Quelles sont les données traitées ?

Les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées :

Pour quelles finalités et sur quelles bases légales vos données sont-elles traitées ?

Le traitement de vos données à caractère personnel est indispensable pour :

• vous identifier, vous contacter et vous conseiller correctement
• gérer votre dossier
• vous permettre de bénéficier des services de votre mutualité

En qualité de mutualité, Partenamut a pour missions légales principales (art 3. de la loi du 6 août 1990 relative aux mutualités et aux unions nationales de mutualités) :

• la participation à l’exécution de l'assurance obligatoire;soins de santé et indemnités (loi du 14 juillet 1994)
• l’intervention financière pour ses membres dans les frais résultant de la prévention et du traitement de la maladie et de l’invalidité ou l’octroi d’indemnités en cas d’incapacité de travail ou lorsque se produit une situation en vertu de laquelle le bien-être physique, psychique ou social visé peut être encouragé
• l’octroi d’aide, d’information, de guidance et d’assistance en vue de promouvoir le bien-être physique, psychique et social, entre autres par l’accomplissement des missions susmentionnées

À coté de nos missions légales, nous traitons également vos données pour les finalités suivantes :

Sur base de nos intérêts légitimes, et après avoir effectué une mise en balance de nos intérêts et du respect de votre vie privée

Finalité 1 : Pour contrôler et améliorer la qualité de nos produits et services :

• Nous analysons les données collectées dans le cadre de vos réactions sur nos produits, services et contacts avec nos conseillers clientèle (via des études de marché, des enquêtes de satisfaction, vos feedbacks...)
• Nous enregistrons les conversations téléphoniques avec notre service center en vue d'effectuer des contrôles qualité et d’assurer la gestion des demandes et plaintes éventuelles.
• Données : A et B
• Le cas échéant, données C que vous nous communiquez expressément lors de nos échanges.

Finalité 2 : Pour procéder à des activités de marketing direct :

Vous pouvez recevoir des informations sur nos produits et services via de nombreux canaux : agences, site internet, via des applications mobiles, par e-mail, par courrier postal, par téléphone et lors d'événements.

Pour ce faire Partenamut est susceptible :

• d’analyser vos besoins potentiels (nous pourrions par exemple vous contacter pour discuter d’opportunités de produits ou services adaptés à votre profil établi, par exemple, sur base d’un modèle prédictif tenant compte de votre âge, de votre composition de ménage, etc.)
• d’analyser les tendances dans votre utilisation de nos produits et services (par exemple, remboursements dans le cadre de l’assurance maladie complémentaire) et ce, de manière agrégée
• d’évaluer les moments clés lorsque des produits ou services spécifiques pourraient être pertinents pour vous (par exemple, la naissance de votre enfant, votre premier emploi, etc…)
• Données concernées : A

Finalité 3 : Pour optimiser l’offre et les performances de nos services digitaux et de communication :

• Nous utilisons des données transactionnelles afin de mieux comprendre l’utilisation que les utilisateurs font de nos services et canaux digitaux en vue de les améliorer. Lorsque vous créez un guichet en ligne par exemple, nous mesurons le temps écoulé depuis votre affiliation chez Partenamut.
• Nous analysons également les résultats de nos activités de communication afin de mesurer l’efficacité de nos campagnes en vue de vous offrir, en tant que client, les solutions les plus pertinentes.
• Données concernées : A

Finalité 4 : Pour permettre le reporting interne et externe :

• Nous réalisons des audits, des enquêtes, des études, des statistiques quant à votre utilisation de nos services ou de nos canaux digitaux par exemple. Ces analyses nous permettent d’adapter nos services en fonction de vos besoins et des nouvelles évolutions.
• Données concernées : A

Finalité 5 : Pour détecter et réprimer les abus et les fraudes dans votre chef ou celui de prestataires/dispensateurs de soins que vous avez consultés :

• Lorsque nous suspectons un abus ou une fraude, nous effectuons des vérifications dans votre dossier client.
• Données concernées : A

Finalité 6 : Pour garantir la sécurité et celles de vos données :

• Nos caméras de surveillance filment à l'intérieur de nos bâtiments et leurs extérieurs. Ces images ne sont enregistrées qu'en vue d'assurer la sécurité des biens et des personnes et d'éviter l'abus, la fraude et d'autres infractions dont nos clients et nous-mêmes pouvons être victimes (nous signalons la présence de caméras à l'aide de pictogrammes qui mentionnent nos coordonnées de contact).
  Nous contrôlons également l’identité de toute personne contactant Partenamut par téléphone ou se rendant en agence.
• Données concernées : A et C

Finalité 7 : Pour assurer la formation nos collaborateurs :

• Nous utilisons certains dossiers de nos clients pour illustrer la formation théorique reçue par nos collaborateurs et leur permettre une mise en situation réelle.
• Données concernées : A

Finalité 8 : Pour effectuer des tests informatiques :

• Nous utilisons certaines de vos données client afin de tester nos développements informatiques. Ces tests sont effectués dans des environnement de test dédiés.
• Données concernées : A

Sur base de votre consentement explicite et préalable :

Finalité 1 : Pour procéder à des activités de marketing direct :

• Données concernées : A

Finalité 2 : Pour analyser votre activité sur nos canaux digitaux :

• Données concernées : A

Finalité 3 : Pour la prospection de nouveaux clients :

• évaluer vos intérêts à nos produits sur base de simulations effectuées en ligne.
• Partenamut peut, via des canaux tels que des concours, des actions promotionnelles lors d’évènements et par l'achat de données auprès d'entreprises spécialisées, collecter et traiter des données de personnes qui ne sont pas encore clientes chez Partenamut ou chez MLOZ Insurance, dans le but de soumettre à ces dernières une offre de produits et de services qui soit la plus pertinente.
• Données concernées : A

Finalité 4 : Pour vous envoyer des rappels de consultations et dépistages auprès de certains prestataires de soins :

• Données concernées : A et C

Sur base d’une obligation légale :

Finalité 1 : La gestion de nos archives :

• Partenamut est soumis à des obligations légales de conservations de certaines de vos données à caractère personnel. Ces archives peuvent, selon les cas, être conservées sous format papier ou digital.

• Données concernées : A, B et C

Qui chez Partenamut a accès à vos données ?

Vos données sont traitées par du personnel habilité et soumis contractuellement à une obligation de secret professionnel.

Au sein de Partenamut, l’accès à vos données à caractère personnel est limité aux services :

• dont l'intervention est requise pour le suivi de votre dossier
• qui remplissent des exigences légales, des exigences imposées par des autorités de surveillance ou des exigences qui découlent des principes d'une saine gestion
• qui travaillent à la prévention de la fraude (de la part de collaborateurs et de clients)

Nous traitons vos données de manière sécurisée

Partenamut a désigné un délégué à la protection des données qui est en charge de superviser les traitements de données réalisés au sein de l’organisation.

Partenamut prend les mesures de sécurité administratives, organisationnelles et techniques appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'accès, la destruction, l'usage, la modification ainsi que la divulgation non autorisée.

Des mesures de sécurité sont par ailleurs mises en place en vue de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données au sein de nos locaux, serveurs et réseaux informatiques.

Nous limitons toujours les traitements aux données nécessaires pour atteindre nos finalités décrites dans la présente déclaration.

Partenamut impose contractuellement les mêmes exigences de sécurité à ses sous-traitants.

À qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Nous accordons une grande importance à la confidentialité de vos données personnelles et sensibles, nous ne communiquerons pas vos données à des tiers sauf :

- Si nous y sommes légalement tenus.

- Si nous avons votre consentement préalable (procuration ou accord explicite).

- Lorsque la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne est en jeu.

• à vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur…) en possession d’un mandat
• à vos professionnels des soins de santé, à votre demande
• à l'Ombudsman des assurances
• aux administrations sociales et fiscales en application de nos obligations légales
• à l’Office de Contrôle des Mutualités dans le cadre de leurs missions légales de contrôle
• à notre Réviseur d’entreprise, à nos auditeurs externes, tous tenus par une obligation de confidentialité
• à nos avocats et à la Justice en cas de contentieux
• aux autorités judiciaires/d’instruction telles que la police, les procureurs, les tribunaux lorsque nous y sommes contraints légalement
• à un tiers dûment autorisé (loi, contrat, autorisation, consentement)
• à vos créanciers dans le cadre de la procédure d’exécution
• à nos sous-traitants

Quelles sont nos sources d’informations ?

Les données qui vous concernent proviennent essentiellement :

• de vous-même : lorsque vous devenez client et que vous remplissez des formulaires; lorsque vous nous contactez ou utilisez nos produits et services par les différents canaux mis à votre disposition
• de prestataires de services en relation directe avec Partenamut
• de votre représentant légal ou de toute personne mandatée par vos soins
• d’entreprises de fourniture de bases de données
• via nos cookies sur nos canaux digitaux (site internet, application mobile) après que vous ayez fourni votre consentement
• de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale (= données BCSS)

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Nous nous efforçons de ne pas conserver vos données personnelles plus longtemps que pour répondre aux finalités que nous poursuivons. Ainsi, vos données personnelles en tant que client Partenamut sont conservées, selon les cas, depuis la date de votre affiliation à la mutualité pour une durée qui varie entre 3 et 30 ans.

Nous pourrions également conserver vos données personnelles à titre de preuve juridique dans le cas d’un litige, mais nous ne les utiliserons pas activement.

Vos données personnelles en tant que prospect seront conservées pendant une période maximale d’un an.

Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?

Vos données personnelles sont principalement traitées dans l'Espace économique européen. Toutefois, dans le cadre de la fourniture de certains services, Partenamut peut transférer certaines de vos données personnelles à un nombre limité de destinataires situés dans des pays en dehors de l'Espace économique européen.

Nous veillons à travailler uniquement avec des sous-traitants situés dans des pays bénéficiant d’une décision d’adéqution de la Commission européenneou ayant pris des garanties appropriées et nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel (signature des clauses contractuelles types de la Commission européenne par exemple). Partenamut veillera également à mettre en place des mesures (techniques, organisationnelles et/ou contractuelles) additionnelles recommandées par la Commission européenne si cela s’avère nécessaires afin de garantir la protection de vos données.

Nous travaillons, notamment, avec des entreprises situées aux Etats-Unis mais qui reconnues par la Commission européenne comme offrant un niveau de protection adéquat sur base du Data Privacy Framework.

Nous pouvons également transférer vos données en dehors de l’EEE sur base de votre consentement préalable et explicite.

Faites-vous l’objet de décisions exclusivement automatisées ?

Non, vous ne faites pas l’objet de décisions exclusivement automatisées ayant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative dans le cadre de nos traitements opérationnels et l’utilisation de nos canaux digitaux.