Traitements de données en lien avec l'assurance facultative (SMA)

Le responsable du traitement et le sous-traitant

La société mutualiste d’assurances « SMA MLOZ Insurance », sise Route de Lennik 788A  à 1070 Bruxelles, n° d’entreprise 0422.189.629 agit en tant que responsable de traitement pour  la gestion de vos contrats d’assurances maladie.

Conformément au Règlement Européen du 27 avril 2016 sur la Protection des Données (« RGPD »), MLOZ Insurance a nommé un délégué à la protection des données (celui-ci est joignable via l’adresse privacy@mloz.be), le formulaire en ligne :

https://www.mloz.be/fr/eform/submit/formulaire-de-contact ou par courrier adressé à MLOZ Insurance – DPO – Route de Lennik 788 A à 1070 Bruxelles.

Partenamut, dont le siège social est établi boulevard Louis Mettewie, 74-76 à 1080 Bruxelles, n° d’entreprise 0411.815.280 agit en tant que sous-traitant au sens du Règlement général sur la protection des données  2016/679 du 27 avril 2016 dans le cadre de ses activités d’agent d’assurance pour MLOZ Insurance, la SMA des Mutualités Libres.

Qui sont les sous-traitants de la SMA MLOZ Insurance ?

La SMA MLOZ Insurance fait principalement appel aux sous-traitants suivants : l’asbl Mutual IT qui est notre fournisseur informatique, l’Union Nationale des Mutualités Libres qui assume certaines fonctions de support pour la SMA MLOZ Insurance, Partenamut, et la société chargée de la fonction actuarielle pour le compte de la SMA MLOZ Insurance.

De manière moins récurrente, la SMA MLOZ Insurance fait appel aux sous-traitants suivants : l’assistance en Belgique pour certains problèmes de santé (notamment garde-malade après hospitalisation, garde d’enfants à domicile, aide et soins à domicile), des sociétés de recouvrement, des avocats ou huissiers de justice en cas de contentieux avec un assuré, des sociétés de gestion de certains courriers et de digitalisation de vos documents.

En outre, il est important de préciser que la SMA MLOZ Insurance s’assure auprès de chacun de ses sous-traitants que ceux-ci disposent de mesures techniques et organisationnelles suffisantes pour répondre aux exigences légales en matière de traitement des données.

Quelles sont les données traitées ?

 En fonction des services auxquels vous avez souscrit, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées :

Les données à caractère médical sont recueillies et traitées sous la surveillance et la responsabilité du Conseiller Médical de MLOZ Insurance.

Pour quelles finalités vos données sont-elles traitées et sur quelles bases légales ?

L’exécution du contrat d’assurance auquel vous avez souscrit (en ce compris la phase précontractuelle et la gestion de la fin du contrat)

Finalité 1 : Gérer votre affiliation (en ce compris l’établissement d’une proposition d’assurance et l’analyse des conditions de souscription), vos demandes d’intervention et votre mutation vers un autre assureur ;

• Données concernées : A, B et C.2

Finalité 2 : Mettre en œuvre les services prévus par le contrat (notamment les services d’assistance).

• Données concernées : A et C

Finalité 3 : Gérer les plaintes relatives aux services fournis par MLOZ Insurance ou par ses mutualités (en tant qu’agents d’assurance).

• Données concernées : A et C.1

Notre intérêt légitime

Finalité 1 : Proposer les produits d’assurance les plus adéquats en cas de mutation, afin notamment de vous assurer une continuité dans la couverture de vos risques.

• Données concernées : A

Finalité 2 : Gérer nos frais.

• Données concernées : A et C.1

Finalité 3 : Sélectionner les personnes avec lesquelles nous prendrons contact dans le cadre de nos enquêtes de satisfaction nous permettant d’évaluer et analyser l’adéquation des produits d’assurance proposés par la SMA MLOZ Insurance avec vos besoins actuels ou futurs.

• Données concernées : A

Votre consentement

Finalité 1 : Dans le cadre de votre affiliation (pour les produits d’assurance qui prévoient un questionnaire médical) et de vos demandes d’intervention.

• Données concernées : C.1 et C.2

Finalité 2 : Dans le cadre de votre participation à nos enquêtes de satisfaction nous permettant d’évaluer et analyser l’adéquation des produits d’assurance proposés par la SMA MLOZ Insurance avec vos besoins actuels ou futurs.

• Données concernées : A

Finalité 3 : Pour optimaliser le montant des interventions sur la base de vos données liées à l’assurance obligatoire et à l’assurance complémentaire.

• Données concernées : A et C.1

Les obligations légales qui s’imposent à Partenamut en tant qu’agent d’assurance vis à vis de l’Office de Contrôle des Mutualités*

Finalité 1 : réaliser des audits et contrôles afin d’améliorer la qualité de nos services et proposer de meilleurs services/produits à nos assurés pour promouvoir leur bien-être physique, psychique et social.

• Données concernées : A

Finalité 2 : détecter et réprimer les erreurs ou fraudes dans votre chef ou celui du prestataire/dispensateur de soins que vous avez consulté.

• Données concernées : A et C.1

Finalité 3 : répondre aux questions des autorités de contrôle (telles que l’OCM), de l’Ombudsman des Assurances, etc.

• Données concernées : A et C.1  (le cas échéant)

* Parmi les obligations légales on peut notamment retrouver : la loi du 13 mars 2016 relative au statut et au contrôle des entreprises d'assurance ou de réassurance, les Circulaires de la Banque Nationale de Belgique, la loi relative aux assurances du 4 avril 2014, la Directive sur la distribution d’assurances (IDD), AssurMiFID.

À qui vos données peuvent-elles être communiquées ?

Vos données à caractère personnel peuvent être communiquées :

• à vous-même et/ou vos représentants légaux (en ce compris administrateur provisoire), ou à votre représentant (conseiller professionnel, avocat, médiateur…) en possession d’un mandat, directement ou par l’intermédiaire d’un professionnel des soins de santé de votre choix, et ce à votre demande
• à vos professionnels des soins de santé, à votre demande

• à la SMA MLOZ Insurance pour l’exécution du contrat d’assurance en tant qu’assureur

• à nos sous-traitants, pour la réalisation des missions que nous leur avons confiées
• à l’Office de Contrôle des Mutualités et autres instances légales habilitées dans le cadre de leurs missions légales de contrôle des activités de la SMA MLOZ Insurance
• à notre réviseur d’entreprise et aux auditeurs externes auxquels notre service d’audit interne aurait recours dans le cadre de sa mission ponctuelle, tous tenus par une obligation de confidentialité
• au gestionnaire des plaintes (Complaints Manager) de MLOZ Insurance, à celui de la mutualité concernée par la plainte, et à l’ombudsman des assurances dans le cadre du traitement des plaintes
• à tout tiers dûment autorisé (loi, contrat, autorisation, consentement)
• aux professionnels de la santé/dispensateurs de soins/prestataires de soins que vous avez consultés afin de procéder à des vérifications
• à d’autres compagnies d’assurance en cas de concours, de coassurance ou de récupération de débours en cas de responsabilité d’un tiers dans la survenance du sinistre
• à d’autres mutualités notamment en cas de mutation ou de transfert de votre dossier

Quelles sont nos sources d’informations ?

Les données qui vous concernent proviennent :

• essentiellement de vous-même, de votre représentant légal ou de toute personne mandatée par vos soins
• de Partenamut ou de l’Union Nationale des Mutualités Libres, pour la gestion de votre affiliation ou vos indemnisations
• de votre précédente mutualité ou de votre précédent assureur en cas de mutation
• des prestataires ou dispensateurs de soins que vous avez consultés
• d’autres compagnies d’assurance en cas de concours d’assurance, de coassurance ou de récupération des débours
• de nos sous-traitants, le cas échéant

Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées depuis votre premier contact en vue de contracter avec la SMA MLOZ Insurance jusqu’à 10 ans après la fin de votre contrat d’assurance, et ce quelle que soit la raison de la rupture du lien contractuel, sauf :

• en cas d’action en justice auquel cas nous conservons les données et documents nécessaires à la procédure pour toute la durée de celle-ci.
• si vous ne finalisez pas votre souscription à l’un de nos produits, auquel cas les données traitées dans le cadre de ce début de souscription sont conservées pendant 6 mois. Les données traitées dans le cadre de votre souscription effective à d’autres produits seront conservées conformément au premier alinéa.

Vos données sont-elles transférées vers des pays en dehors de l’EEE ?

Vos données ne seront pas transférées vers des pays en dehors de l’EEE sauf si vous en faites expressément la demande.

Faites-vous l'objet de décisions automatisées, en ce compris du profilage ?

Vous faites l’objet d’une décision automatisée dans le cas suivant :

Désaffiliation automatique dans le cas de mauvais payeur : votre dossier de membre sera automatiquement clôturé en cas de non-paiement des primes après l'envoi d'une mise en demeure par recommandé.

Dans le cadre de cette décision, vous pouvez demander à ce qu’une personne humaine intervienne, notamment afin d’obtenir un réexamen de votre situation, d’exprimer votre propre point de vue, d'obtenir une explication sur la décision prise ou de contester celle-ci décision.