Responsable Excellence Opérationnelle

Votre mission

Optimiser la performance des (principaux) processus de gestion de Partenamut, grâce à un bon équilibre entre qualité & coûts.

En fonction des objectifs stratégiques de Partenamut, le Responsable Excellence Opérationnelle définit et conduit une démarche méthodique pour maximiser la performance des processus métiers de l’organisation en matière de qualité et d'optimisation des coûts.

Vos responsabilités

1. Mesure de la performance des processus opérationnels

En tant que responsable Excellence Opérationnelle, vous analysez le fonctionnement opérationnel de l’entreprise et évaluez la performance des processus, ceci afin d’identifier des leviers de progrès et élaborer une stratégie de déploiement de l’excellence opérationnelle.

Pour ce faire : 

  • Vous vous assurez qu'un inventaire des processus core business de l'entreprise est disponible et régulièrement mis à jour (en collaboration avec les Process Owners)
  • Vous y intégrez des mesures de performance des processus (en collaboration avec les Data Translators):
    • Volumes entrants & sortants
      • Conformité des résultats du processus 
      • Conformité réglementaire (en collaboration avec le département Audit & Risk Management)
      • Conformité "perception client" (en collaboration avec l'Analyste Customer Feedback)
      • Coûts de gestion et coûts de la non-qualité (en collaboration avec le Contrôle de Gestion)
  • Grâce à cette approche processus à un inventaire évolutif & vivant, vous aidez les responsables opérationnels à identifier les processus prioritaires pour lesquels la performance doit être améliorée 


2. Alimentation du portefeuille de projets ExOp visant à réduire les gaspillages

En tant que Responsable Excellence Opérationnelle, vous sélectionnez, en étroite collaboration avec les stakeholders business et en lien avec le plan stratégique de Partenamut, les projets et chantiers prioritaires à mettre en œuvre pour réduire les gaspillages (Portfolio "ExOp") et focalisez les ressources sur la création de valeur pour nos clients.

Pour ce faire : 

  • Vous faites une proposition de processus prioritaires à améliorer sur base d'un business case (en collaboration avec les Managers Opérationnels concernés, les Process Owners, les Contrôleurs Qualité et & Contrôleurs de gestion)
  • Vous alimentez un portefeuille de projets annuel « Excellence Opérationnelle » visant à améliorer la performance des processus prioritaires
  • Vous identifiez les ressources nécessaires à la mise en œuvre de chaque projet ExOp
  • Vous positionnez les projets sur une ligne du temps annuelle, répartie en trois vagues de déploiement & régulièrement mise à jour


3. Pilotage & mise en œuvre du portefeuille de projets ExO

En tant que Responsable Excellence Opérationnelle, vous vous assurez que le portefeuille de projets "ExOp" livre les résultats attendus

Pour ce faire : 

  • Vous encadrez / coachez les ressources qui sont allouées officiellement aux projets du portfolio ExOp:
  • Process Owners
    •                 Experts métier
    •                 Contrôleur qualité
    •                 Data Translator 
    •                 C&O Makers
    •                 Des externes si applicable
  • Vous capitalisez sur le référentiel de méthodes et outils d’amélioration continue déjà en place, et vous proposez des évolutions éventuelles de ces méthodes avec le département "Change & Organisation" 
    •                Boite à outils Parten'up (spécifique à Partenamut), inspirée du LEAN 6SIGMA & de Particip'Agile
    •                La méthode qualité, basée sur le 6SIGMA
    •                Approche processus & cartographie des processus
  • Vous injectez ces méthodes dans les projets ExOp, afin de faire monter en maturité les acteurs impliqués (en collaboration avec les C&O Makers)
  • Vous utilisez votre expérience & des méthodologies adaptées pour faciliter certains workshops critiques / clés pour la réussite des projets
  • Vous veillez à intégrer la gestion du changement dans vos projets ExOp (en collaboration avec la Change Manager)


4. Amélioration "data-driven" des processus

En tant que Responsable Excellence Opérationnelle, vous pilotez et améliorez la performance des processus grâce à une approche "data-driven", via l'utilisation de méthodes statistiques de type LEAN 6 SIGMA combinée avec des techniques "advanced analytics

Pour ce faire : 

  • Vous mettez en place un pilotage / reporting global de la performance des processus, soutenus par les données disponibles dans l'entreprise (en collaboration avec les Data Translators)
  • Vous utilisez des approches statistiques avancées, inspirées des méthodes LEAN 6SIGMA, permettant de mesurer la variabilité et la non-performance des processus
  • Vous visez à l'automatisation maximale des contrôles qualité et de la captation des mesures liées à la performance des processus (en collaboration avec les Data Translators)
  • Vous mettez en place des solutions advanced analytics avec les Data Translators pour identifier les causes de variabilités de la performance des processus (exemple : Process Mining)


5. Pilotage du système d'assurance qualité

En tant que Responsable Excellence Opérationnelle, vous êtes responsable du système d'assurance qualité de Partenamut, afin de réduire la variabilité et la non qualité des services. 

Pour ce faire: 

  • Vous gérez l'ensemble du système assurance qualité, notamment à travers la promotion de la culture qualité sur le terrain. 
  • Vous aidez activement les managers opérationnels du Pôle Relation Client à ce que les processus de production de leur organisation soient en conformité par rapport aux obligations légales et réglementaires
  • Vous veillez à l'élaboration d'un plan annuel cohérent de contrôle qualité dans tous les métiers, et au suivi de ce plan avec les contrôleurs qualité (sur base de la cartographie des processus)
  • Vous coordonnez le fonctionnement et l'amélioration du système documentaire Qualité
  • Vous encadrez et coacher activement les contrôleurs qualité et les managers opérationnels dans le suivi des déviations, l'analyse des dérives (Causes racines), l'amélioration de la qualité, tout en veillant aussi à la mise en place, par les services, d'actions et outils d'amélioration préventive
  • Vous encadrez la communauté qualité, composée de +/- 5 « contrôleurs qualité » et de « référents » au sein des équipes opérationnelles disposant un « rôle qualité de proximité » dans leur département.
  •  Vous accompagnez le développement des compétences de la communauté qualité.

                                            

6. Standardisation & généralisation des bonnes pratiques

En tant que Responsable Excellence Opérationnelle, vous veillez à la standardisation des bonnes pratiques, vous valorisez les résultats des actions excellence opérationnelle et vous généralisez les actions concluantes.

Pour ce faire

Avec la communauté qualité, vous identifiez les bonnes pratiques à généraliser afin d'optimiser la performance des processus

En collaboration avec le Responsable Knowledge, vous mettez en place un système efficace de gestion des procédures (SOP - Standard Operating Procedures) permettant de généraliser la diffusion et l'usage des bonnes pratiques

Vous veillez à ce que ce système documentaire de procédures soit continuellement mis à jour par les membres de la communauté qualité

Vous aidez les managers opérationnels à ce que l’accréditation des connaissances soit en cohérence avec les niveaux de performance des processus (en collaboration avec RH et le responsable Knowledge Management)


Positionnement dans l'organisation

En tant que Responsable Excellence Opérationnelle, vous rapportez au Directeur de la Transformation, qui a en charge le Pôle Transformation de Partenamut, composé de deux départements:

  • - PIQXL (Processus, Intégration & Excellence)
  • - DAnA (Data, Analytics & Automation)

Vous n'avez pas de responsabilité managériale d'une équipe.Cependant, vous avez une responsabilité et donc autorité fonctionnelle sur les membres de la communauté qualité (principalement les contrôleurs qualité au sein des équipes PIQXL, ainsi que des « référents »  endossent un rôle de « qualité de proximité » dans les départements opérationnels du Pôle Relation Client).

Vos atouts

Votre expérience

  • Vous disposez d’une Certification Black Belt Lean Six sigma ou d’une Certification Green belt et de de 5 ans en tant que qualiticien / process reengineering
  • Vous présentez 3 ans d’expérience en gestion d’équipe de profils experts en lien hiérarchique et/ou fonctionnel
  • Vous justifiez d’une expérience probante en gestion de projets de minimum 3 ans

Vos compétences techniques

  • Parfaite connaissance de l’approche processus (Lean Six Sigma, BPMN, VSM, Coût de Non Qualité, …)
  • Connaissance des principes de la certification (ISO 9000, Audit interne, Système qualité, Documentation Qualité…)
  • Maîtrise des outils d'analyse statistique descriptive et inférentielle ainsi que des techniques de contrôle en entreprise (MSP)
  • Connaissance avancée d’Excel et bonne culture informatique (base de données relationnelles, outil « Tableau », notion de data science, …)


Vos compétences personnelles

  • Vous êtes motivé et inspirant et disposez d’excellentes capacités interpersonnelles
  • Vous êtes reconnu pour votre vision stratégique et transversale
  • Le respect et la bienveillance font partie de vos atouts
  • Le changement et la transformation vous stimulent
  • Vous êtes capable d’assurer un leadership vertical et transversal 
  • Rigoureux et méthodique, vous êtes reconnu pour vos capacité d’analyse et de synthèse
  • Vous disposez d’une très bonne aptitude rédactionnelle
  • Vous êtes assertif et pragmatique 
  • Votre orientation résultats est une de vos plus grandes forces
  • Curieux, vous êtes intéressé par le secteur des soins de santé et sa transformation

Notre offre

  • Nous vous offrons un travail passionnant dans la plus grande mutualité libre de Belgique. Une fonction intéressante dans un cadre de travail dynamique.
  • En qualité de nouveau collaborateur chez Partenamut, vous pouvez compter sur une formation approfondie. Nous entendons investir en vous. En ce sens, nous organisons pour vous une formation orientée sur la pratique et un apprentissage sur le terrain avec des formateurs internes.
  • Nous vous proposons un contrat temps plein à durée indéterminée avec de réelles perspectives d’avenir, un environnement de travail flexible, un salaire attrayant assorti d’un large éventail d’avantages extralégaux qu’il est possible d’adapter selon vos besoins et envies, et l’opportunité d’avoir jusqu'à 46 jours de congé.

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