Manager – HUB Logistique Documentaire

Votre mission

Partenamut et Partena Ziekenfonds entendent simplifier la vie de leurs clients en leur offrant un service de qualité répondant à leurs attentes. 

Au cœur de nos opérations, le département du ‘HUB’ est un service commun des mutualités au sein du groupe Partena Promeris prenant en charge la logistique documentaire ainsi que le processus end-to-end de la gestion électronique des documents. Il s’agit d’un processus stratégique important car il alimente tous les processus opérationnels des mutualités et est donc clef pour la qualité et rapidité du service aux clients.


Pour plus d’information sur le HUB :

https://www.youtube.com/watch?v=Ss8lou2vz4o


Votre mission

En tant que Manager de département opérationnel offrant ses services aux deux plus grandes mutualités libres belges, vous êtes en charge de la mise en place de la stratégie de l’entreprise au sein du département. Celle-ci s’axe notamment sur la digitalisation, la croissance qualitative et l’amélioration continue. Vous gérez les contacts avec les mutuelles et les partenaires externes et coordonnez les activités de votre service avec ces nombreux « stakeholders » (interne, externe) afin de garantir la réalisation des objectifs stratégiques de Partenamut et Partena Ziekenfonds.

Vos responsabilités

  • Elaborer la stratégie du HUB répondant à la vision stratégique des 2 mutuelles et du groupe Partena Promeris  etassurer  sa traduction effective en plan d'actions dans son domaine d’activités avec une vision à moyen ou long terme
  • Maîtriser la performance en définissant et en suivant les indicateurs clés de performance pour son/ses service(s) : délais, qualité, fiabilité afin de piloter ses activités et identifier les opportunités de progression en gardant le client au centre
  • Gestion d’une équipe de 6 personnes vous rapportant directement (3 team leaders, 1 process owner, 1 responsable qualité, 1 coordinateur logistique) et +- 60 personnes indirectement. 
  • Gestion opérationnelle
    • Assurer les opérations au quotidien en tenant compte des SLA opérationnels
    • Suivi du pôle qualité et expertise
    • Incident Management
  • Gestion du changement
    • Assurer l’amélioration continue dans un environnement en transformation digitale 
    • Implémenter et délivrer des projets tels qu’une fusion au niveau logistique documentaire et GED, ergonomie et optimisation des outils IT etc. 
    • Gestion du changement au sein des équipes
    • Optimisation constante et reengineering régulier de la chaine GED
  • Gestion des Stakeholders : Gestion des relations client avec les 2 Mutualités, gestion de contrats et des relations avec les partenaires du HUB
  • Gestion de crise et des imprévus : Prendre en charge le lead de manière transversale des incidents pouvant survenir
  • Maîtriser son    domaine    en    suivant les    évolutions    réglementaires, technologiques  et/ou techniques,  en  identifiant/analysant  les impacts  sur son/ses    service(s)    et,le    cas    échéant,en    participant    aux activités opérationnelles, notamment pour les aspects plus complexes, sensibles et/ou les réactions clients
  • Intégrer la  transversalité  en  prenant en  compte  les besoins  et  demandes d’autres services dans ses décisions et dans sa gestion
  • Gestion budgétaire : assurer le suivi de tous les budgets du département

Vos atouts

  • Vous êtes en possession d’un diplôme de Master ou avez un niveau d’expérience équivalent.
  • Vous disposez d’une expérience de minimum 5 ans en tant que responsable d’un département opérationnel et dans la gestion d’une équipe de minimum 20 personnes (reporting indirect)
  • Vous possédez une expérience en tant que Business Sponsor/Owner, en particulier dans des projets avec un composant IT important
  • Vous avez une expérience prouvée dans le lean management et dans la gestion des relations clients et partenaires
  • Vous êtes empathique et diplomate avec un sens de la communication poussé et vous démontrez d’excellentes capacités interrelationnelles.
  • Vous disposez d’une excellente orientation client et mise en action au quotidien.
  • Vous êtes orienté résultats et faites preuve de pragmatisme. Vous êtes également pourvu d’un esprit analytique centré sur la résolution de problèmes.
  • Vous faites preuve d’une capacité de réflexion à moyen-terme (2 à 3 ans). Vous vous inspirez volontiers des pratiques d’autres entreprises dans vos réflexions.
  • Vous êtes moteur de changement et celui-ci vous motive. Vous êtes capable de motiver et coacher votre équipe en ce sens.
  • Vous disposez de bonnes affinités avec l’IT. Vous comprenez les dynamiques dans laquelle la collaboration avec le département IT doit se réaliser.
  • Vous êtes parfait bilingue Français - Néerlandais et doté d’une connaissance business en Anglais.
  • Vous êtes flexible géographiquement : principalement sur Bruxelles (multi-site) avec déplacement fréquents vers les sites de Gand et Liège.

Notre offre

  • Nous vous offrons un travail passionnant dans la plus grande mutualité libre de Belgique. Une fonction intéressante dans un cadre de travail dynamique.
  • En qualité de nouveau collaborateur chez Partenamut, vous pouvez compter sur une formation approfondie. Nous entendons investir en vous. En ce sens, nous organisons pour vous une formation orientée sur la pratique et un apprentissage sur le terrain avec des formateurs internes.
  • Nous vous proposons un contrat à durée indéterminée de 35h par semaine avec de réelles perspectives d’avenir, et un salaire attrayant assorti d’un large éventail d’avantages extralégaux tels que des récupérations sous forme de jours de congés, des chèques-repas et une assurance hospitalisation.

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